1. 本サービスについて
Office.in.th Helpdesk は、行政機関、学校、組織（以下「機関」）に無料で提供される、修理依頼および問題報告をオンラインで受け付けるシステムです。機関は自らのスペースを作成し、報告者にリンクまたは QR コードを配布し、自らのチームに報告された案件を処理させます。本サービスは、組織内に販売・導入される e-office システムとは別のサービスです。
2. 無料利用枠
- 対応担当者（管理者と対応担当者／技術者の合計）：1機関あたり 5 人まで
- 新規の報告：月 300 件まで
- 画像の添付（JPG、PNG、WebP）：1件あたり 3 枚まで、画像の保存容量は1機関あたり合計 50 MB まで
- 1つのユーザーアカウントで作成できる機関は 3 件まで
- 1つの機関は無料の Office.in.th Workspace の1スペースであり、複数の無料アプリを有効にできます。全アプリの合計で、ログインできるメンバーは 50 人まで、保存容量は合計 100 MB までです（Helpdesk の画像保存容量もこれに含まれます）。
Office.in.th は、特別な場合として一部の機関の利用枠を調整することがあり、また、スパムの送信、違法なコンテンツの公開、他の機関のデータへのアクセスの試みなど、目的外の利用を行う機関を停止することがあります。
3. 個人情報保護法（仏暦2562年／2019年）(PDPA) に基づく役割
機関は、報告者および機関のチームが機関のスペースに入力したデータ（氏名、メールアドレス、電話番号、問題の詳細、画像など）の個人データ管理者（Data Controller）です。Office.in.th は個人データ処理者（Data Processor）であり、修理依頼システムの提供、通知メールの送信、システムのセキュリティ維持のために、機関による利用に従ってのみデータを処理します。
- 各機関のデータは互いに分離されており、当該機関のメンバーのみが役割に応じて閲覧できます。
- Office.in.th のチームが閲覧するのは利用状況の概要（月ごとの件数、メンバー数、使用容量など）のみであり、機関から支援の要請があった場合または法令の定めがある場合を除き、報告内容を開いて読むことはありません。また、アクセスは毎回記録されます。
- 当社は、報告された案件のデータを販売せず、広告目的で利用せず、外部の第三者に提供しません。ただし、メール配信事業者など必要なサービス提供者を除きます。
- トップページおよび 3D オフィスの利用カウンターは、匿名で回数のみを集計するもので、機関名や報告内容は含みません。
- ご自身のデータへのアクセス、訂正、削除を希望する報告者は、報告を受け付けた機関にお問い合わせください。
4. データの保存期間
- 画像： 報告者の端末で縮小してからアップロードし、システムが再処理して埋め込み情報（画像内の GPS 位置情報など）を削除します。画像は、案件の完了または取消しから 90 日後に自動的に削除されます。
- メッセージと対応履歴： 機関の利用期間中は保存され、過去の確認やレポートの作成に利用できます。
- 利用のない機関： 利用がない状態が 11 か月続くと、システムが管理者に警告メールを送信し、12 か月に達するとアーカイブします（報告ページは非表示となり、データは閲覧のみ可能）。管理者は利用を再開できます。アーカイブされた機関の削除は、事前に告知した方針に従ってのみ行います。
5. データのエクスポートと削除
機関の管理者は、すべての報告一覧をいつでも CSV ファイルとしてエクスポートでき、「利用状況」メニューから機関を自ら削除できます。削除すると、機関の報告案件、履歴、画像、メンバー一覧が完全に削除されます（バックアップ内のデータはバックアップの周期に従って失効します）。各個人の Office.in.th ユーザーアカウントは削除されません。
6. 責任
本無料サービスは「現状のまま」提供されます。当社はシステムを利用可能な状態に保つよう最大限努めますが、中断が生じないことを保証するものではありません。組織内のシステム、サービスレベル契約、または数量無制限を必要とする機関には、組織内に導入する e-office をお勧めします。
7. お問い合わせ
本規約またはデータ保護に関するお問い合わせは、Office.in.th のお問い合わせ窓口までご連絡ください。全体的な方針はセキュリティと PDPAでご覧いただけます。