1. บริการคืออะไร
Office.in.th Helpdesk เป็นระบบรับแจ้งซ่อมและแจ้งปัญหาออนไลน์ที่ให้บริการฟรีแก่หน่วยงาน โรงเรียน และองค์กร ("หน่วยงาน") หน่วยงานสร้างพื้นที่ของตนเอง แจกลิงก์หรือ QR ให้ผู้แจ้ง และให้ทีมงานของตนดำเนินการเรื่องที่แจ้ง บริการนี้แยกจากระบบ e-office ที่จำหน่ายและติดตั้งในองค์กร
2. สิทธิ์การใช้งานฟรี
- ผู้รับเรื่อง (ผู้ดูแลและผู้รับเรื่อง/ช่างรวมกัน) ไม่เกิน 5 คนต่อหน่วยงาน
- เรื่องแจ้งใหม่ไม่เกิน 300 เรื่องต่อเดือน
- แนบรูปภาพ (JPG, PNG, WebP) ได้ไม่เกิน 3 รูปต่อเรื่อง พื้นที่เก็บรูปรวมไม่เกิน 50 MB ต่อหน่วยงาน
- บัญชีผู้ใช้หนึ่งบัญชีสร้างหน่วยงานได้ไม่เกิน 3 หน่วยงาน
- หน่วยงานหนึ่งคือ Office.in.th Workspace ฟรี หนึ่งพื้นที่ ซึ่งเปิดใช้แอปฟรีได้หลายแอป ทุกแอปรวมกันมีสมาชิกที่เข้าสู่ระบบได้ไม่เกิน 50 คน และพื้นที่จัดเก็บรวมไม่เกิน 100 MB (พื้นที่รูปของ Helpdesk นับรวมในนี้)
Office.in.th อาจปรับสิทธิ์การใช้งานให้บางหน่วยงานเป็นกรณีพิเศษ และอาจระงับหน่วยงานที่ใช้งานผิดวัตถุประสงค์ เช่น ส่งสแปม เผยแพร่เนื้อหาผิดกฎหมาย หรือพยายามเข้าถึงข้อมูลของหน่วยงานอื่น
3. บทบาทตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
หน่วยงานเป็น ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ของข้อมูลที่ผู้แจ้งและทีมงานกรอกในพื้นที่ของหน่วยงาน (เช่น ชื่อ อีเมล เบอร์โทร รายละเอียดปัญหา รูปภาพ) Office.in.th เป็น ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ที่ประมวลผลข้อมูลตามการใช้งานของหน่วยงานเท่านั้น เพื่อให้บริการระบบแจ้งซ่อม ส่งอีเมลแจ้งเตือน และรักษาความปลอดภัยของระบบ
- ข้อมูลของแต่ละหน่วยงานแยกจากกัน เห็นได้เฉพาะสมาชิกของหน่วยงานนั้นตามบทบาท
- ทีมงาน Office.in.th เห็นเฉพาะข้อมูลสรุปการใช้งาน (เช่น จำนวนเรื่องต่อเดือน จำนวนสมาชิก พื้นที่ที่ใช้) ไม่เปิดอ่านเนื้อหาเรื่องที่แจ้ง เว้นแต่หน่วยงานร้องขอความช่วยเหลือ หรือมีกฎหมายกำหนด และจะบันทึกการเข้าถึงทุกครั้ง
- เราไม่ขาย ไม่ใช้ข้อมูลเรื่องที่แจ้งเพื่อการโฆษณา และไม่ส่งต่อให้บุคคลภายนอก ยกเว้นผู้ให้บริการที่จำเป็น เช่น ผู้ให้บริการส่งอีเมล
- ตัวนับการใช้งานบนหน้าแรกและสำนักงาน 3 มิติ นับเฉพาะจำนวนครั้งแบบไม่ระบุตัวตน ไม่มีชื่อหน่วยงานหรือเนื้อหาเรื่อง
- ผู้แจ้งที่ต้องการเข้าถึง แก้ไข หรือลบข้อมูลของตน กรุณาติดต่อหน่วยงานที่รับเรื่อง
4. ระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูล
- รูปภาพ ย่อขนาดบนเครื่องผู้แจ้งก่อนอัปโหลด และระบบประมวลผลใหม่เพื่อลบข้อมูลแฝง (เช่น พิกัด GPS ในรูป) รูปจะถูกลบอัตโนมัติ 90 วันหลังปิดงานหรือยกเลิกเรื่อง
- ข้อความและประวัติการดำเนินงาน เก็บไว้ตลอดอายุการใช้งานของหน่วยงาน เพื่อให้ดูย้อนหลังและทำรายงานได้
- หน่วยงานที่ไม่มีการใช้งาน ระบบจะส่งอีเมลเตือนผู้ดูแลเมื่อไม่มีการใช้งาน 11 เดือน และเก็บถาวรเมื่อครบ 12 เดือน (ซ่อนหน้าแจ้งปัญหา ข้อมูลเปิดดูได้อย่างเดียว) ผู้ดูแลเปิดใช้งานต่อได้ การลบหน่วยงานที่เก็บถาวรจะทำตามนโยบายที่ประกาศล่วงหน้าเท่านั้น
5. การส่งออกและการลบข้อมูล
ผู้ดูแลของหน่วยงานส่งออกรายการแจ้งทั้งหมดเป็นไฟล์ CSV ได้ทุกเมื่อ และลบหน่วยงานได้เองที่เมนู "การใช้งาน" การลบจะลบเรื่องที่แจ้ง ประวัติ รูปภาพ และรายชื่อสมาชิกของหน่วยงานอย่างถาวร (ข้อมูลในระบบสำรองจะหมดอายุตามรอบการสำรองข้อมูล) บัญชีผู้ใช้ Office.in.th ของแต่ละคนไม่ถูกลบ
6. ความรับผิดชอบ
บริการฟรีนี้ให้ "ตามสภาพ" เราดูแลระบบให้พร้อมใช้งานอย่างเต็มที่แต่ไม่รับประกันว่าจะไม่มีการหยุดชะงัก หน่วยงานที่ต้องการระบบภายในองค์กร ข้อตกลงระดับการให้บริการ หรือไม่จำกัดจำนวน แนะนำ e-office ติดตั้งในองค์กร
7. ติดต่อเรา
สอบถามเรื่องเงื่อนไขหรือการคุ้มครองข้อมูล ติดต่อได้ที่ ช่องทางติดต่อ Office.in.th และอ่านนโยบายภาพรวมได้ที่ ความปลอดภัยและ PDPA