RPA คืออะไร? ทำไมถึงสำคัญ

ยินดีต้อนรับสู่บทเรียนแรกของเราเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน Robotic Process Automation (RPA)! ในบทนี้ เราจะมาทำความเข้าใจกันว่า RPA คืออะไร ทำไมถึงมีความสำคัญ และมีประโยชน์อย่างไรในโลกธุรกิจปัจจุบัน

RPA คืออะไร?

RPA หรือ Robotic Process Automation คือ เทคโนโลยีที่ใช้ซอฟต์แวร์ (หรือที่เรียกว่า "บอท") เพื่อจำลองการทำงานของมนุษย์ในการโต้ตอบกับระบบดิจิทัลต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น การคลิก การพิมพ์ การคัดลอกและวางข้อมูล การอ่านอีเมล หรือการกรอกแบบฟอร์มออนไลน์

ลองนึกภาพว่าคุณมีงานที่ต้องทำซ้ำๆ ทุกวัน เช่น การดาวน์โหลดรายงานจากเว็บไซต์ การคัดลอกข้อมูลจากรายงานนั้นไปยังสเปรดชีต และการส่งอีเมลแจ้งเตือนให้เพื่อนร่วมงาน RPA สามารถช่วยคุณทำงานเหล่านี้ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณมีเวลาไปทำงานที่สำคัญและสร้างสรรค์กว่าเดิม

คำศัพท์สำคัญ:

บอท (Bot): ซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาให้ทำงานอัตโนมัติตามที่กำหนด
กระบวนการ (Process): ชุดของขั้นตอนที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
อัตโนมัติ (Automation): การทำให้กระบวนการทำงานได้เองโดยไม่ต้องมีคนควบคุม

พูดง่ายๆ ก็คือ RPA คือการสอนให้คอมพิวเตอร์ทำงานซ้ำๆ ที่มนุษย์เคยต้องทำเอง โดยใช้ซอฟต์แวร์บอทมาช่วย

RPA ทำงานอย่างไร?

RPA ทำงานโดยการ "เรียนรู้" จากการกระทำของมนุษย์ โดยปกติแล้ว เราจะใช้เครื่องมือ RPA (ซึ่งเราจะพูดถึงในบทต่อไป) เพื่อบันทึกขั้นตอนการทำงานที่เราต้องการให้บอททำ เมื่อเราบันทึกเสร็จแล้ว บอทก็จะสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านั้นได้เองโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการให้บอทดาวน์โหลดรายงานจากเว็บไซต์ เราจะต้องสอนให้บอท:

เปิดเว็บเบราว์เซอร์
ป้อน URL ของเว็บไซต์
คลิกที่ปุ่ม "ดาวน์โหลด"
บันทึกไฟล์รายงานไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด

เมื่อเราสอนบอทเสร็จแล้ว บอทก็จะสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้เองโดยอัตโนมัติ ทุกครั้งที่เราต้องการให้ดาวน์โหลดรายงาน

ประโยชน์ของ RPA ในธุรกิจ

RPA มีประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ นี่คือประโยชน์หลักบางส่วน:

ลดต้นทุน: RPA ช่วยลดต้นทุนโดยการลดจำนวนพนักงานที่ต้องทำงานซ้ำๆ
เพิ่มประสิทธิภาพ: RPA ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยการทำงานได้เร็วขึ้นและแม่นยำกว่ามนุษย์
ลดข้อผิดพลาด: RPA ช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์
เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน: RPA ช่วยให้พนักงานมีเวลาไปทำงานที่สำคัญและสร้างสรรค์กว่าเดิม ทำให้พวกเขามีความพึงพอใจในการทำงานมากขึ้น
ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: RPA ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ ได้ง่ายขึ้น โดยการบันทึกขั้นตอนการทำงานทั้งหมดและสร้างรายงานการตรวจสอบ
เพิ่มความสามารถในการปรับขนาด: RPA ช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับขนาดการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน

โดยรวมแล้ว RPA ช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยง และปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน

ตัวอย่างการใช้งาน RPA ในอุตสาหกรรมต่างๆ

RPA สามารถนำไปใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ ได้มากมาย นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

การเงิน: การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การกระทบยอดบัญชี การตรวจสอบเครดิต
การดูแลสุขภาพ: การจัดการข้อมูลผู้ป่วย การอนุมัติการเคลมประกัน การกำหนดนัดหมาย
การผลิต: การจัดการสินค้าคงคลัง การวางแผนการผลิต การควบคุมคุณภาพ
การค้าปลีก: การจัดการคำสั่งซื้อ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การวิเคราะห์ข้อมูลการขาย
ทรัพยากรบุคคล: การสรรหาบุคลากร การจัดการเงินเดือน การจัดการสวัสดิการ

ตัวอย่างกรณีศึกษา:

บริษัทประกันภัยแห่งหนึ่งใช้ RPA เพื่อประมวลผลการเคลมประกันภัยได้เร็วขึ้น พวกเขาใช้บอทเพื่อดึงข้อมูลจากระบบต่างๆ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และอนุมัติการเคลมโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์คือ บริษัทสามารถลดเวลาในการประมวลผลการเคลมลงได้ 50% และลดข้อผิดพลาดได้ 20%

ตัวอย่างโค้ด (แนวคิด):

แม้ว่า RPA จะเน้นการทำงานแบบไม่ต้องเขียนโค้ด (No-Code/Low-Code) แต่บางครั้งเราอาจต้องใช้โค้ดเล็กน้อยเพื่อปรับแต่งการทำงานของบอท ตัวอย่างเช่น ใน UiPath StudioX (ซึ่งเราจะเรียนรู้ในบทที่ 3) เราสามารถใช้ Expression Editor เพื่อเขียนสูตรคำนวณง่ายๆ ได้

' สมมติว่าเรามีตัวแปรชื่อ "ยอดขาย" และ "ส่วนลด"
' เราต้องการคำนวณราคาสุทธิ

Dim ราคาสุทธิ As Double = ยอดขาย - (ยอดขาย * ส่วนลด)

' ราคาสุทธิ จะเก็บค่าราคาสุทธิหลังจากหักส่วนลดแล้ว

โค้ดนี้เป็นเพียงตัวอย่าง เพื่อแสดงให้เห็นว่าเราสามารถใช้โค้ดเล็กๆ น้อยๆ เพื่อเพิ่มความสามารถให้กับบอทได้

สรุป

ในบทนี้ เราได้เรียนรู้ว่า RPA คืออะไร ทำไมถึงมีความสำคัญ และมีประโยชน์อย่างไรในธุรกิจต่างๆ RPA เป็นเทคโนโลยีที่มีศักยภาพในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของธุรกิจ และช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพ และลดความเสี่ยง ในบทต่อไป เราจะมาดูกันว่ามีเครื่องมือ RPA อะไรบ้างที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน