1. 서비스 소개
Office.in.th Helpdesk는 기관, 학교 및 조직(이하 “기관”)에 무료로 제공되는 온라인 수리 요청 및 문제 신고 접수 시스템입니다. 기관은 자체 공간을 만들고, 신고자에게 링크 또는 QR 코드를 배포하며, 자체 팀이 신고된 사안을 처리하도록 합니다. 본 서비스는 조직 내에 판매·설치되는 e-office 시스템과 별개입니다.
2. 무료 이용 한도
- 담당자(관리자와 담당자/기술자 합계): 기관당 최대 5명
- 신규 신고: 월 최대 300건
- 이미지 첨부(JPG, PNG, WebP): 신고 건당 최대 3장, 이미지 저장 공간은 기관당 총 50 MB 이하
- 사용자 계정 하나당 최대 3개 기관 생성 가능
- 기관 하나는 무료 Office.in.th Workspace 공간 하나이며, 여러 무료 앱을 활성화할 수 있습니다. 모든 앱을 합산하여 로그인할 수 있는 구성원은 최대 50명, 총 저장 공간은 최대 100 MB입니다(Helpdesk 이미지 저장 공간 포함).
Office.in.th는 특별한 경우 일부 기관의 이용 한도를 조정할 수 있으며, 스팸 발송, 불법 콘텐츠 게시, 다른 기관의 데이터 접근 시도 등 목적에 맞지 않게 이용하는 기관을 정지할 수 있습니다.
3. 개인정보보호법 B.E. 2562(2019) (PDPA)에 따른 역할
기관은 신고자와 기관의 팀이 기관 공간에 입력한 데이터(예: 이름, 이메일, 전화번호, 문제 상세 내용, 이미지)에 대한 개인정보 관리자(Data Controller)입니다. Office.in.th는 개인정보 처리자(Data Processor)로서, 수리 요청 시스템 제공, 알림 이메일 발송 및 시스템 보안 유지를 위해 기관의 이용에 따라서만 데이터를 처리합니다.
- 각 기관의 데이터는 서로 분리되어 있으며, 해당 기관의 구성원만 역할에 따라 볼 수 있습니다.
- Office.in.th 팀은 이용 요약 정보(예: 월별 신고 건수, 구성원 수, 사용 공간)만 볼 수 있으며, 기관이 지원을 요청하거나 법률에 규정이 있는 경우를 제외하고 신고 내용을 열람하지 않습니다. 또한 모든 접근은 매번 기록됩니다.
- 당사는 신고 데이터를 판매하거나 광고에 사용하지 않으며, 이메일 발송 서비스 제공업체 등 필요한 서비스 제공업체를 제외하고 외부에 제공하지 않습니다.
- 홈페이지와 3D 오피스의 이용 카운터는 익명으로 횟수만 집계하며, 기관명이나 신고 내용은 포함하지 않습니다.
- 본인의 데이터를 열람, 정정 또는 삭제하려는 신고자는 신고를 접수한 기관에 문의하시기 바랍니다.
4. 데이터 보존 기간
- 이미지: 신고자의 기기에서 크기를 줄인 후 업로드되며, 시스템이 다시 처리하여 숨겨진 정보(예: 이미지 내 GPS 좌표)를 삭제합니다. 이미지는 작업 종료 또는 신고 취소 후 90일이 지나면 자동으로 삭제됩니다.
- 메시지 및 처리 이력: 기관의 이용 기간 동안 보관되어 과거 내역 조회 및 보고서 작성에 사용할 수 있습니다.
- 미사용 기관: 이용이 없는 상태가 11개월이 되면 시스템이 관리자에게 경고 이메일을 보내고, 12개월이 되면 보관 처리합니다(신고 페이지 숨김, 데이터는 읽기 전용). 관리자는 다시 사용을 재개할 수 있습니다. 보관된 기관의 삭제는 사전에 공지한 정책에 따라서만 진행됩니다.
5. 데이터 내보내기 및 삭제
기관 관리자는 언제든지 전체 신고 목록을 CSV 파일로 내보낼 수 있으며, "이용 현황" 메뉴에서 직접 기관을 삭제할 수 있습니다. 삭제 시 기관의 신고 건, 이력, 이미지 및 구성원 목록이 영구적으로 삭제됩니다(백업 시스템의 데이터는 백업 주기에 따라 만료됩니다). 각 개인의 Office.in.th 사용자 계정은 삭제되지 않습니다.
6. 책임
본 무료 서비스는 "있는 그대로" 제공됩니다. 당사는 시스템을 이용 가능한 상태로 유지하기 위해 최선을 다하지만, 중단이 없음을 보장하지 않습니다. 조직 내부 시스템, 서비스 수준 계약 또는 수량 무제한이 필요한 기관에는 조직 내 설치형 e-office를 권장합니다.
7. 문의
약관 또는 데이터 보호에 관한 문의는 Office.in.th 연락 채널로 연락해 주시고, 전반적인 정책은 보안 및 PDPA에서 확인하실 수 있습니다.